Die Virtual Payment Automation ermöglicht es deinem Unternehmen, Reisen mit sicheren, automatisch generierten virtuellen Kreditkarten zu bezahlen – statt mit physischen Karten oder Mitarbeiterkarten. Jede Buchung erhält ihre eigene temporäre Karte, die genau auf den benötigten Betrag ausgestellt wird. Das gibt dir mehr Kontrolle über Ausgaben, reduziert Betrugsrisiken und verhindert, dass Kartendaten mit Anbietern geteilt werden müssen.
Zahlungen laufen automatisch ab, die Berichterstattung ist für das Finanzteam klarer und die Abstimmung dauert wesentlich weniger Zeit.
Wie du die Virtual Payment Automation nutzt
Keine Sorge – auch wenn dein Bankpartner eingebunden ist, führen wir dich durch jeden Schritt.
Um zu starten, gehe auf deine GetGoing‑Abrechnungsseite und wähle „Virtual Payment Automation abonnieren“.
Lies weiter, um zu sehen, wie wir gemeinsam alles für reibungslose, automatisierte Reisezahlungen einrichten.
Schritt 1: Prüfe, ob deine Bank virtuelle Karten unterstützt
GetGoing verwendet Conferma, um Virtual Payment Automation zu ermöglichen.
Besuche die Bank Partner Page, um zu sehen, ob deine Bank mit Conferma zusammenarbeitet.
Wenn deine Bank nicht aufgeführt ist, bitte sie, sich an banking.partners@conferma.com zu wenden, um eine Partnerschaft einzurichten.
Dein Customer Success Consultant kann dich auch mit einem unserer Partner verbinden.
Schritt 2: Kontaktiere deine Bank, um einen virtuellen Kartenpool einzurichten
Ein Kartenpool ist ein Kreditkartenkonto, das deine virtuellen Kartennummern enthält.
Bitte deine Bank, ein Conferma‑Kartenpool‑Konto einzurichten und es für Reisezahlungen (Flüge, Hotels, Züge usw.) zu aktivieren.
Deine Bank richtet das Konto ein und bestätigt die Einrichtung.
Schritt 3: Teile GetGoing deine Kartenpool‑Details mit
Auch wenn dein Bankpartner involviert ist, begleiten wir dich durch den gesamten Prozess.
Wenn du auf „VPA abonnieren“ klickst, meldet sich ein Customer Success Consultant bei dir.
Sobald deine Bank den Kartenpool erstellt hat, gibst du uns die benötigten Informationen, damit wir deinen Pool in Conferma einrichten können.
Siehe unten für die erforderlichen Angaben – und melde dich jederzeit bei Fragen.
Schritt 4: Wir kümmern uns um den Rest
Unser Customer Success Team prüft alles und richtet deinen Kartenpool in Conferma ein.
Sobald alles bereit ist, erhältst du eine Bestätigung, dass die Virtual Payment Automation in deinem GetGoing‑Account aktiviert wurde.
Ab diesem Zeitpunkt kann dein VPA‑Kartenpool für Reisebuchungen verwendet werden.
Schritt 5: Passe deine Kartenpool‑Einstellungen in GetGoing an
Wer die virtuellen Karten nutzen darf (z. B. Reisende oder Buchende).
Wofür die Karte verwendet werden darf (z. B. Flüge, Hotels oder beides).
Hotel‑Zahlungsanweisungen, damit es beim Check‑in der Reisenden keine Probleme gibt.
Häufig gestellte Fragen
- Warum sollte ich VPA nutzen?
- VPA ist besonders hilfreich für Finance‑ und Travel‑Manager, die Zahlungsprozesse zentralisieren und manuelle Arbeit reduzieren möchten. Ideal, wenn du viele Reisende betreust, weniger Firmenkarten im Umlauf haben willst oder bessere Übersicht über Reisekosten brauchst. Typische Anwendungsfälle: Hotels vorab zahlen, Flugzahlungen vereinfachen, Mitarbeitenden die Nutzung privater oder Firmenkarten ersparen.
- Muss ich technisch verstehen, wie virtuelle Karten funktionieren?
- Nein. Sobald alles eingerichtet ist, läuft alles automatisch im Hintergrund.
- Können Reisende die virtuelle Karte sehen oder nutzen?
- Nur wenn nötig. Sie erhalten die Kartendetails nicht, können sie aber 24 Stunden vor Check‑in oder Reise in der Conferma Pay App einsehen.
- Warum funktioniert meine Karte noch nicht?
- Meistens liegt es daran, dass: Die Bankeinrichtung noch läuft. Die Conferma‑Einrichtung noch läuft. Der Kartenpool nicht für den richtigen Dienst aktiviert ist (z. B. Hotels).
- Fallen zusätzliche Gebühren an?
- Ja. Jede Transaktion über eine virtuelle Karte hat eine Gebühr von 3,00 €, der du beim Abonnieren von VPA zustimmst.
Benötigte Kartenpool‑Details für GetGoing
| Kundendaten | |
| Name des Kartenpools | Sollte exakt dem Namen entsprechen, den deine Bank verwendet. |
| Rechtlicher Firmenname | Sollte exakt dem Namen entsprechen, den deine Bank verwendet. |
| Adresse des Kunden (Zeile 1) | |
| Stadt | |
| Postleitzahl | |
| Land | |
| Steuernummer (USt‑Nr.) | |
| Name des Travel Managers | Hauptansprechpartner für das Operations‑Team bei dringenden Themen. |
| E‑Mail des Travel Managers | |
| Land des Travel Managers | |
| Telefonnummer des Travel Managers | |
| Name der Bank | Name der Bank, die den Kartenpool eingerichtet hat. |
| Kartentyp | Art der genutzten Karte (Visa, Mastercard usw.). |
VPA‑Zahlungsbedingungen | |
| Puffer‑Prozentsatz (% über dem Gesamtpreis) | Prozentualer Aufschlag auf Zimmerpreis & Steuern, um diese Kosten abzudecken. Standardwert: 20 %. Weitere Puffer für zusätzliche Leistungen (z. B. Parken, Frühstück) sollten im Feld „Zusätzlicher Betrag pro Tag erlaubt“ eingetragen werden. |
| Anzahl der Tage vor Anreise, an denen die Karte belastbar ist | |
| Anzahl der Tage nach dem Check‑out, an denen die virtuelle Karte noch belastbar ist | |
| Zusätzlicher Betrag pro Tag erlaubt (z. B. 50 EUR; 0 EUR) | Zusatzbetrag pro Tag zur Abdeckung weiterer Hotelleistungen neben Zimmerpreis und Steuern. Bitte rechne mindestens 25 USD / 25 EUR pro zusätzlicher erlaubter Leistung ein (z. B. Parken, Frühstück). |
| Kostenakzeptanz am Morgen der Anreise erneut senden? | |
| Erlaubte Leistungen, für die die virtuelle Karte belastet werden darf | Erforderlich: Hotelzimmerpreis. Lokale Steuern. Optional: Frühstück, Internet/WLAN, Essen & Getränke, Kommunikation (Telefon, Fax usw.), Parken, Business Package, Sonstige Kosten, Transfer |